کارمند دفتری

About the role

ما در شرکت هوش مصنوعی هیوا به دنبال جذب یک همکار منظم، مسئولیت‌پذیر و با انگیزه در جایگاه کارمند دفتری هستیم تا در مدیریت امور اداری، هماهنگی جلسات و تسهیل ارتباطات اداری دفتر تهران به تیم ما بپیوندد.

What you will do

• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و مدیریت ارتباطات ورودی و خروجی
• استقبال و راهنمایی مراجعان و مهمانان
• برنامه‌ریزی، هماهنگی و مدیریت تقویم جلسات مدیران
• تنظیم، تایپ، بایگانی و پیگیری مکاتبات اداری
• ثبت، دسته‌بندی و نگهداری اسناد و پرونده‌ها
• هماهنگی جلسات حضوری و آنلاین و تهیه صورتجلسات
• پیگیری امور اداری و مکاتبات با مشتریان، تامین‌کنندگان و سازمان‌ها
• مدیریت ایمیل‌های سازمانی و پاسخگویی اولیه
• تهیه گزارش‌های اداری و ارائه به مدیریت
• هماهنگی سفرهای کاری، رزرو هتل و بلیت در صورت نیاز
• مدیریت خرید ملزومات اداری و کنترل موجودی
• همکاری با واحدهای مختلف سازمان در انجام امور اداری
• پیگیری امور جاری دفتر و اطمینان از نظم و آماده بودن محیط کار
• ثبت و پیگیری قراردادها، فاکتورها و اسناد مالی (در صورت نیاز)
• حفظ محرمانگی اطلاعات شرکت و اسناد سازمانی
• انجام سایر امور محوله از سوی مدیریت

What you need

• حداقل مدرک کاردانی یا کارشناسی
• تسلط به مجموعه Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint و Outlook)
• آشنایی با اصول مکاتبات اداری و بایگانی
• توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و مدیریت زمان
• روابط عمومی قوی و فن بیان مناسب
• مسئولیت‌پذیری، دقت، نظم و پیگیری بالا
• توانایی انجام همزمان چند وظیفه
• هماهنگی جلسات با مشتریان، پشتیبانی از تیم فروش
• آشنایی با زبان انگلیسی مزیت محسوب می‌شود.
• آشنایی با ابزارهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT یا Microsoft Copilot مزیت محسوب می‌شود.

Nice to have

• خوش‌برخورد و مشتری‌مدار
• امانت‌دار و متعهد
• منظم و دقیق
• توانایی کار تیمی
• یادگیرنده و علاقه‌مند به توسعه مهارت‌ها
• دارای روحیه حل مسئله و پیگیری امور